Wat is een UBL factuur? | Complete Handleiding |

Steeds vaker wordt er gesproken over UBL facturen. Maar wat is UBL precies? En waarom zou je het gebruiken?

In dit artikel beantwoorden we de volgende vragen:

Wil je starten met het versturen van e-facturen? Boek een demo bij één van onze e-invoicing experts.

Wat is UBL?

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor facturen. Een e-factuur is géén PDF-bestand.

Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. De UBL factuur kan hierdoor direct ingelezen worden zónder handmatige invoering.

Zo kunnen maker en ontvanger via een UBL factuur met elkaar communiceren zonder dat ze elkaar hoeven te kennen.

Het is daarbij mogelijk om via het Europese PEPPOL netwerk e-facturen te sturen naar KvK- en OIN nummers. De Nederlandse Overheid stelt dit sinds april 2019 zelfs verplicht.

In de onderstaande illustratie kun je aflezen hoe je via Storecove een UBL factuur kunt versturen (neem voor vragen contact met ons op).

Een verkoopfatuur als UBL factuur versturen via Storecove naar Peppol & de overheid

Waarom UBL facturen gebruiken?

Het gebruiken van UBL facturen heeft veel voordelen. Hieronder geven we een beschrijving van de meest belangrijke invloeden op je bedrijf:

Het handmatige factuurverwerkingsproces valt weg. Denk aan het downloaden, inloggen en het uploaden van facturen in het boekhoudpakket. De factuur hoeft daarnaast niet meer gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant. Op de lange termijn bespaart dit ontzettend veel tijd.
Bedrijven betalen veel sneller je factuur. Momenteel duurt het ongeveer 16 dagen voordat je factuur betaald is. Met een UBL factuur beperk je dit naar ongeveer 3 dagen.
Er ontstaat een beter inzicht in je administratie. Dit proces wordt namelijk niet meer vertraagd door de late betalingen, waar nu gemiddeld nog 16 dagen voor nodig zijn.
De ontvanger weet dat de factuur foutloos is. De UBL factuur wordt namelijk automatisch ingelezen in het pakket van de ontvanger. Tikfouten en spookfacturen zijn daardoor niet meer mogelijk. Ook hoeven de gegevens niet meer herhaaldelijk gecheckt te worden, omdat de computer dit klusje al overneemt.

Alle voordelen UBL factuur

Het verzenden van een UBL factuur heeft dus een aantal interessante voordelen, voor zowel de verzender als de ontvanger:

100% herkenning - de factuurdata wordt automatisch herkend en is zeer accuraat.
0% kans op fouten - 'human errors' zijn niet meer aan de orde.
Geen termijn voor het inboeken - de UBL factuur belandt direct in de boekhouding van de ontvanger.
Snellere betaling - facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald.
Minder mankracht vereist - door de automatische herkenning en verwerking is minder mankracht nodig.
Met nadruk meer efficiency - werken met UBL facturen is sneller en goedkoper.
Minder kosten - je verliest geen tijd meer (en tijd = geld) aan het handmatig verwerken van facturen.

UBL factuur voorbeeld

Je weet nu dat het versturen en ontvangen van UBL facturen veel voordelen heeft. Maar hoe ziet zo'n UBL factuur er precies uit?

Technisch gezien bestaat een elektronische factuur uit XML, een programmeertaal die wordt gebruikt om gegevens op te slaan en gestructureerde gegevens te tonen. Zo zorgt de XML-factuur ervoor dat de data voortaan automatisch wordt herkend.

Op de onderstaande afbeelding zie je hoe de factuurdata van een UBL factuur ingelezen wordt. In dit geval is de leverancier nog niet herkend.

De ontvanger moet de leverancier eenmalig toevoegen, waarna de opvolgende facturen automatisch als boekingsvoorstel toegewezen worden aan diezelfde leverancier.

Deze herkenning zorgt voor een veel sneller factuurverwerkingsproces. Er zijn geen menselijke tussen-handelingen meer nodig om de factuur te scannen, te controleren, of zelfs nog te printen.

Dit zorgt niet alleen voor veel tijdbesparing binnen accountants- en administratiekantoren, maar ook voor ondernemers en MKB-bedrijven binnen elke sector.

Zelf een UBL factuur maken

Nu de grote vraag: Hoe maak je een UBL factuur? Bij de meeste online boekhoudpakketten zoals Exact, Yuki en Snelstart kan dit gewoon binnen je eigen pakket. Deze UBL factuur wordt dan als XML bestand meegestuurd in de bijlage.

Check alleen voor de zekerheid of deze instelling wel 'aan' staat. Sommige boekhoudpakketten zetten deze optie namelijk standaard op 'uit'.

Is UBL maken bij jouw boekhoudpakket (nog) niet mogelijk? Dan adviseren wij het gebruik van FactuurSturen.

Via FactuurSturen kun je eenvoudig facturen opstellen en verzenden, met de UBL factuur als bijlage. Je kunt het gratis gebruiken voor maximaal 3 facturen per maand.

Stuur je alleen (veel) meer dan 3 facturen per maand? En wil je je facturen liever sturen naar KvK, BTW of OIN-nummers? In dat geval kan je als bedrijf het beste aansluiten bij een 'Peppol Access Point'.

UBL facturen sturen naar Europese landen

Moet je UBL facturen sturen naar Europese overheden of bedrijven via het verplichte Peppol netwerk? Dat kan vrij lastig zijn. De internationale factuur communicatie is momenteel namelijk behoorlijk complex doordat er wereldwijd verschillende e-factuur formaten zijn.

UBL is daar één van, maar je hebt nog veel meer formaten, zoals de ZUGFeRD (Duitsland), Factur-X (Frankrijk), Finvoice (Finland), EHF (Noorwegen), Svefaktura (zweden), BIS V2 en BIS V3. Anno 2020 zijn er maar liefst 20 verschillende e-facturatie formaten.

E-factuur formaten en formaatconversie met Storecove

Waarom is dit complex?

Stel dat je als Nederlands bedrijf naar de Italiaanse overheid moet factureren. Er wordt dan van jou verwacht dat je een FatturaPA factuur aanlevert. Nederland heeft echter een ander e-factuur formaat, de UBL-SI.

Dit betekent dat je op zoek dient te gaan naar een manier om een FatturaPA factuur te maken, wat veel tijd en mogelijk zelfs geld kan kosten. Dit kan heel vervelend zijn, zeker als je op grote schaal naar verschillende landen moet factureren.

Bekijk de video hieronder voor meer informatie over UBL facturen via het e-facturatienetwerk genaamd Peppol.

Geen zorgen om verschillende e-factuur formaten

We snappen de frustratie. Daarom heeft e-facturatie platform Storecove een oplossing bedacht, namelijk automatische factuur-conversie.

Storecove converteert verstuurde UBL facturen automatisch naar het gewenste formaat van de ontvanger. Hierdoor is het makkelijk om e-facturen te sturen naar bedrijven en overheden op internationaal niveau.

Je hoeft je daardoor geen zorgen meer te maken over de verschillende factuur formaten. Geen onnodige complicaties dus.

Plan een Gratis Video Call

Voor grote bedrijven & software pakketten: wil je meer informatie over e-factureren via Peppol en UBL? Of heb je hulp nodig bij het toepassen van UBL in je factureringsproces?

Boek dan een demo bij één van onze e-invoicing experts.

Meer informatie over UBL?

Heb je hulp nodig bij de overstap naar e-facturatie? We helpen je graag.

Je kunt ons altijd bereiken indien je:

Hulp nodig hebt bij de overstap naar e-facturatie;
Assistentie nodig hebt bij het inrichten van je account;
Nog onbeantwoorde vragen hebt.
Overige zaken wilt bespreken.

Bel ons via 31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl.

Lees ook: