Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een gestructureerd en digitaal bestand, waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek staan en hun eigen betekenis hebben. Hierdoor kan een de elektronische factuur direct ingelezen worden, zonder handmatige invoering.
Een e-factuur is ook geen PDF, maar een XML of UBL bestand. Hierdoor kan de factuur automatisch verwerkt worden tussen geautomatiseerde systemen.
Overheid stapt per 1 januari 2017 over op e-facturen - waarom?
Het kabinet heeft vastgesteld dat alle leveranciers van de Rijksoverheid per 1 januari 2017 bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen.
Veel betrokken partijen (zoals Bouwend Nederland en ZZP Nederland) willen dat de Rijksoverheid deze rol vervult, zodat e-factureren in Nederland definitief op de kaart wordt gezet.
Zij verwachten dat bedrijven en medeoverheden nu sneller op de digitale factuurverwerking overgaan. Gemeenten, provincies en waterschappen zullen namelijk volgen met het implementeren van deze e-facturatie.
Bedrijven besparen jaarlijks 1,2 miljard euro
Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-invoicing, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen. Alle partijen die hierbij betrokken zijn onderkennen dat zo’n mijlpaal noodzakelijk is.
De Europese richtlijn van e-facturatie
Ieder jaar versturen bedrijven miljoenen facturen naar de overheid, maar deze facturen worden grotendeels nog handmatig verwerkt. Dit kost tijd en geld. Daarom stimuleert het Ministerie ven Economische Zaken dat bedrijven digitale facturen verzenden naar de overheid.
Met de mijlpaal van 1 januari 2017 was daar ook een concrete datum aan gekoppeld. Het Ministerie vindt dat Nederland niet kan achterblijven bij de groei van e-factureren die momenteel in Europa plaatsvindt.
Bovendien bepaalt de Europese richtlijn (2014/55/EU) dat uiterlijk eind 2018 alle aanbestedende diensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
Hoe kan je e-facturen sturen naar de Rijksoverheid?
In principe bestaan er voor bedrijven verschillende mogelijkheden om e-facturen te versturen aan de Rijksoverheid:
-
Vanuit de eigen (boekhoud)software van via Simplerinvoicing.
SimplerInvoicing, een netwerk van ERP / accounting pakketten, maakt het voor bedrijven mogelijk om elektronische facturen te versturen vanuit eigen software. De e-facturen worden dan direct in de financiële administratie van de ontvangende overheidsorganisatie ingelezen. -
Via een aansluiting op Digipoort.
Dit is de centrale ICT infrastructuur van de Rijksoverheid waar berichtenverkeer wordt afgehandeld. Deze aansluiting is handig voor bedrijven die veel facturen naar de Rijksoverheid sturen.
Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is. Daarna zorgt het ervoor dat de e-factuur snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt.
- Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid.
Bedrijven en (hun contactpersonen bij) de Rijksdienst zullen daarover 1 op 1 contact moeten leggen, waarbij zij specifieke afspraken maken om aan te kunnen sluiten.
Op welke wijze naar medeoverheden en aanbestedende diensten wordt gefactureerd, is afhankelijk van hoe deze overheidsorganisaties zelf hun voorzieningen inrichten.
Ook een e-mail met een XML bestand kan door medeoverheden als e-factuur worden beschouwd.
Lees ook: Uitleg e-facturen sturen naar de overheid >>
Stand van zaken e-invoicing
De belangrijkste verplichting in de richtlijn is dat alle aanbestedende diensten (overheden) in staat moeten zijn om e-facturen te ontvangen en verwerken. Deze e-invoices moeten voldoen aan een door CEN vast te stellen:
- EU-norm voor een semantisch gegevensmodel van de basis e-facturen;
- Beperkte lijst van syntaxen.
Ontwikkeling EU norm
Om niet alleen nationaal, maar in de toekomst ook internationaal gestandaardiseerd te kunnen e-factureren is normering noodzakelijk.
Verschillende systemen moeten immers met elkaar kunnen communiceren. De NEN normcommissievoor de ontwikkeling van de EU norm is in 2014 gestart.
Onderzoeken e-facturen
Ter voorbereiding van de implementatie van de richtlijn heeft EZ onderzoeken laten uitvoeren. Zo is er een maatschappelijke kosten en baten analyse uitgevoerd voor de implementatie van de richtlijn.
Daarnaast zijn in aanvulling op de eerdere uitgevoerde impactanalyse bij gemeenten drie extra casussen van e-factureren bij gemeenten in beeld gebracht.
Tot slot is een verkenning uitgevoerd naar de aanwezigheid van laagdrempelige e-factuuroplossingen voor het MKB.
Hulp bij e-factureren
Sinds begin 2016 is vanuit PIANOo, expertisecentrum aanbesteden van EZ een programmabureauoperationeel dat medeoverheden (en hun software-leveranciers) hulp biedt bij de implementatie van de voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen.
E-facturen naar de overheid via Storecove
Het is ook mogelijk om via Storecove e-facturen te sturen naar de Rijksoverheid.
Meer informatie over deze optie?
Bel ons via: 020 261 1791 of mail naar helpdesk@storecove.nl
Comments