Het probleem met de huidige inzage – en hoe je dit oplost

Wanneer je wilt weten hoe je bedrijf presteert, heb je een analysetool nodig die uitgaande- en inkomende financiële geldstromen bijhoudt. Deze gegevens kun je eenvoudig ophalen uit de eigen administratie en boekhoudpakketten. Maar de inzage loopt dan minstens twee weken achter.

Door deze herhaaldelijke vertragingen verlies je de efficiëntie, plus de mogelijkheid om direct in te spelen op eventuele ontwikkelingen.

Waar ligt deze vertraging precies aan? En hoe kun je de inzage verbeteren en van realtime gegevens voorzien?

De cijfers achter de gemiddelde factuurverwerking

Om die vraag te kunnen beantwoorden, kijken we eerst naar de factuurverwerking van een gemiddeld Nederlands bedrijf:

• 83% van alle inkomende facturen wordt nog handmatig ingeboekt. Dat wil zeggen: facturen worden uitgeprint en overgetikt.

• Er is gemiddeld 16 dagen nodig om een inkomende factuur in te boeken. Pas daarna komen deze cijfers beschikbaar voor analyse.

De nadelen:

Handmatig overtikken kent een bijkomend risico, namelijk de kans op fouten. Het resultaat is dan natuurlijk bekend: Garbage in, is garbage out. De cijfers zijn onbetrouwbaar.

Het traag inboeken leidt ook tot trager betalen. Tenzij het een strategie is om je cashpositie in stand te houden, wat waarschijnlijk niet het geval is, is dit niet wat jij wilt. Toeleveranciers kunnen dan ook de voorkeur geven aan bedrijven die sneller betalen. Bij een trage betaling kunnen zij zelfs extra kosten in rekening brengen!

Hoe gaat het met de e-factuur (UBL)?

Het elektronisch factureren krijgt steeds meer aandacht. Denk maar aan de vereiste UBL factuur aan de overheid en bedrijven, of het Europese Peppol netwerk.

Maar hoe gaat het met deze UBL factuur?

Vandaag komt slechts 4% van alle facturen die direct uitleesbaar zijn in boekhoudpakketten digitaal binnen. Dat wil zeggen dat pas 4% van alle bedrijven ook daadwerkelijk UBL facturen aanmaakt en uitstuurt.

Wanneer facturen in zowel UBL als PDF afgeleverd worden, zijn er nog steeds bedrijven die de PDF factuur uitprinten en verder gaan op de oude manier:

Zij schrijven een nummer op de factuur, scannen deze in, boeken ze handmatig of met scan- en herken oplossingen en betalen ze vervolgens per stuk.

Waarom overstappen op UBL facturen?

De mogelijkheid om een e-factuur te kunnen verzenden en ontvangen is in Nederland al volledig beschikbaar. Dan hebben we het niet over PDF facturen, maar over UBL facturen.

Een UBL factuur bevat factuurdata, die in een gestandaardiseerde XML-vorm van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B wordt gestuurd.

De voordelen van e-facturatie:

Het verzenden van UBL facturen heeft een aantal voordelen:

• 100% herkenning
• 0% kans op fouten
• Geen termijn voor het inboeken
• Snellere betaling
• Minder mankracht vereist
• Met nadruk meer efficiency
• Minder kosten.

MKB en grootbedrijven over UBL facturen:

"Het efficiency-fruit hangt dankzij deze digitale en volledig automatische factuurverwerking laag en voor je neus. Pluk het en bied jezelf, en het gehele management, realtime inzage in de status van het bedrijf en bespaar direct op je administratieve lasten.”

Lees ook: Factuur versturen van PDF naar UBL >>

Een directe aansluiting op het Europese PEPPOL netwerk

Om een UBL factuur te verzenden of te ontvangen, is een aansluiting bij het Peppol netwerk vereist. Storecove biedt hier een veilige en licht implementeerbare oplossing voor.

Deze oplossing maakt het mogelijk om e-facturen te sturen en ontvangen van en naar alle Europese bedrijven en overheden. Er zijn tientallen PEPPOL-identifiers gedefinieerd waar je een factuur in UBL naartoe kunt sturen of ontvangen.

Met deze oplossing wordt je direct aangesloten op het netwerk. Hierdoor wordt jouw financiële systeem dus automatisch gekoppeld aan dat van iedere verzender of ontvanger van facturen op dit netwerk.

Het verplicht aanleveren van UBL facturen bij de overheid

Vanaf 1 januari 2016 is het verzenden naar en ontvangen van e-facturen bij de Rijksoverheid verplicht. Ook gemeenten zullen vanaf november 2018 alleen nog maar UBL facturen accepteren.

Het PEPPOL netwerk maakt het mogelijk om eenvoudig facturen te verzenden aan KvK nummers of aan OIN (Overheid Identificatie Nummers) nummers van de Overheid.

Het aantal bedrijven dat is aangesloten op het PEPPOL netwerk is nu nog gering. Daarom biedt Storecove ook een oplossing om UBL facturen direct af te leveren aan alle 45 Nederlandse boekhoudpakketten.

Meer informatie

Meer informatie over het verzenden en ontvangen van UBL facturen?

Kijk wat Storecove kan betekenen voor jouw administratie(s) >>

Of neem contact op via: 020-2611791 of helpdesk@storecove.nl