Wat moet je weten over de verplichte elektronische facturatie?

Vanaf april 2019 is het voor alle bedrijven verplicht om op verzoek elektronische facturen te sturen naar de overheid. Maar is jouw bedrijf hier al klaar voor?

In dit artikel lees je alles over elektronische facturen en de verplichte aanlevering hiervan:

Waarom verplicht elektronische facturen sturen naar de overheid?
Wat is een elektronische factuur?
Hoe kan ik elektronisch factureren naar de overheid?
Hoe zit het met de Nederlandse gemeenten, provincies en waterschappen?
Wat zijn de voordelen van elektronische facturen?
Hoe restaurantketen Autogrill 2 extra werkdagen per maand genereert.
Ik wil als bedrijf e-facturen sturen.

Waarom verplicht elektronische facturen sturen naar de overheid?

Ieder jaar worden miljoenen facturen naar de overheid gestuurd. Deze facturen worden grotendeels handmatig verwerkt, wat veel tijd en geld kost. Daarnaast worden er geregeld (tik)fouten gemaakt. Het Ministerie van Economische Zaken stimuleert daarom het gebruik van elektronische facturatie.

Om dat voor elkaar te krijgen zorgt het kabinet al vanaf 1 januari 2018 dat leveranciers van de Rijksoverheid hun facturen elektronisch moeten aanleveren. Vanaf april 2019 geldt dat voor alle facturen richting de overheid.

Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat, als Nederland versneld overstapt op e-invoicing, bedrijven jaarlijks €1,2 miljard besparen.

Lees ook: Eneco about e-invoicing: "Less manual work, fewer errors, and faster payments.”

Wat is een elektronische factuur?

Elektronische facturen zijn XML-bestanden die direct van het ene systeem naar het andere systeem worden gestuurd. Het is een gestructureerd, digitaal bestand waarbij gegevens (zoals bedrijfsnaam en KvK-nummer) altijd op een vaste plek staan en hun eigen betekenis hebben. Een elektronische factuur is géén PDF-bestand.

Dankzij de mogelijkheid om van het ene systeem naar het andere systeem te factureren, is handmatige factuurverwerking niet meer nodig. Zo belandt een e-factuur direct in de boekhoudsoftware van de ontvanger. De factuur hoeft zelfs niet meer handmatig ingeboekt te worden. Zowel op de lange als op de korte termijn levert dit veel efficiency op.

Onderstaand zie je een voorbeeld van een elektronische factuur (in UBL formaat) in het boekhoudprogramma 'Exact'.

Lees ook: “Ik kan digitale facturatie van harte aanraden” – Autrogrill

Hoe kan ik elektronisch factureren naar de overheid?

Het versturen van elektronische facturen kan – bij de meeste boekhoudsoftware – eenvoudig vanuit het eigen pakket.

Vooraf dien je echter wel met een aantal zaken rekening houden:

1. Om e-facturen over het beveiligde Europese netwerk te sturen, moet je eerst een Peppol-ID aanvragen (Ter voorbeeld: zie onderstaande afbeelding)

2. Je kunt alleen UBL facturen sturen over het beveiligde Europese PEPPOL netwerk (het versturen van alleen PDF-facturen is slechts mogelijk als onderdeel van de UBL factuur). Je kunt je aanmelden bij een access point om toegang te krijgen tot dit netwerk.

Voor het verkrijgen van een verzendend Peppol ID hoef je enkel in Storecove het onderstaande formulier in te vullen. De gegevens worden binnen één dag gevalideerd.

3. Maak nu een Storecove e-mailadres om e-facturen te kunnen verzenden. Onder het formulier zie je 'Hoe ontvangt Storecove de facturen?'. Selecteer 'Via e-mails naar @send.storecove.com en klik op de knop '+ Toevoegen' om een Storecove-e-mailadres te maken. Dit e-mailadres heb je later nodig om e-facturen te verzenden. Je kunt het e-mailadres elke naam geven die je wilt, zolang het maar eindigt op '@storecove.com'.

4. Je bent nu klaar om je eerste e-factuur over het Peppol netwerk te verzenden! Stuur hiervoor een e-mail naar je Storecove-e-mailadres met de UBL factuur als bijlage. Storecove stuurt vervolgens de e-factuur naar de identificatiegegevens die opgenomen zijn in de elektronische factuur (BTW-nummer, Peppol ID, OIN et cetera).

Je e-factuur is nu veilig volgens de Europese richtlijnen verzonden!

Is de factuurontvanger geen Peppol-gebruiker? Geen probleem, we sturen de e-factuur dan naar het bedrijfse-mailadres vermeld op de factuur.

Hoe zit het met gemeenten, provincies en waterschappen?

Gemeenten, provincies en waterschappen moeten volgen met het implementeren van deze nieuwe facturatietechnieken.

Zo moeten zij vanaf april 2019 verplicht elektronische facturen kunnen ontvangen:
“Alle aanbestedende diensten moeten uiterlijk 18 april 2019 de benodigde voorzieningen treffen om net als de Rijksoverheid e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken (EU-richtlijn 2014/55/EU en implementatie daarvan in de Aanbestedingswetgeving). Veel medeoverheden zullen naar verwachting al veel eerder gereed zijn en overgaan tot de verplichting aan hun leveranciers om e-facturen te sturen.”

In deze status implementatie map kun je zien welke gemeenten, provinces en waterschappen e-facturatie al geïmplementeerd hebben.

Wat zijn de voordelen van elektronische facturen sturen?

Elektronische facturatie biedt veel voordelen voor bedrijven. Zeker op het gebied van tijd, gemak, veiligheid en snelheid bij het verwerken van facturen.

Hieronder enkele specifieke voorbeelden:

Je bespaart veel tijd bij de boekhouding (zelf facturen inboeken hoeft niet meer).
De papierstroom blijft achterwege.
Facturen hoeven niet meer gescand te worden.
De verwerking verloopt automatisch.
Geen factuur fouten meer.
Geen print- en portokosten.
Snellere financiële rapportages.

Wanneer een bedrijf overstapt elektronische facturen verdwijnt het volledig handmatige proces. Denk aan het downloaden, inloggen en uploaden van een PDF-factuur (géén e-factuur) in het boekhoudpakket. Een elektronische factuur hoeft daarnaast ook niet gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant.

Doordat de facturen ook direct klaar staat als boekingsvoorstel, zijn bedrijven sneller geneigd om de factuur te betalen. Zelfs als de ontvanger pas na 3 dagen zijn boekhoudpakket opent, is de betaling nog altijd sneller dan wat nu gebruikelijk is. Daarnaast heeft een bedrijf realtime inzicht in de administratie.

Tot slot weet de ontvanger dat de factuur foutloos is, omdat deze automatisch - als XML-bestand – ingelezen wordt. Hierdoor zijn tikfouten niet langer mogelijk. Ook spookfacturen behoren tot het verleden, omdat het netwerk enkel uit gevalideerde verzenders en ontvangers bestaat.

Hoe restaurantketen Autogrill 2 extra werkdagen per maand genereert

Wanneer een bedrijf te maken heeft met (zeer) veel inkomende en uitgaande facturen, kan de overstap naar e-facturatie onwijs veel efficiency opleveren.

Sinds e-facturatie via Peppol door heel Europa is gestandaardiseerd en nu ook het UBL formaat standaard is geworden, realiseren bedrijven dat de overstap loont. Zo lees je in de ervaring van Autogrill hoe het bedrijf 2 ‘extra’ werkdagen per maand genereert dankzij elektronische factuurverwerking.

Maar niet alleen Autogrill is blij met de overstap naar elektronisch factureren. Ook VDP Medical is zeer positief:

“Wij gebruiken Blue10 om onze inkomende facturen in te scannen. Voor 99,5 procent worden die prima ingelezen. Het voordeel van XML is dat die 100 procent correct inleest als je de mapping goed hebt ingesteld. Het scheelt een controleslag. We moeten nu nog nagaan of het klopt wat het systeem heeft ingelezen. Maar de scan en herken-oplossing bespaart ons al heel veel werk.”

Ik wil als bedrijf elektronische facturen sturen

Wil je graag e-facturen sturen en / of ontvangen? Zorg dan eerst dat je over een Peppol ID beschikt. Dit ID maakt het mogelijk om elektronische facturen te sturen over het beveiligde Europese facturennetwerk.

Je kunt deze gratis en eenvoudig aanvragen:

Maak gratis een account aan bij Storecove.
Navigeer binnen onze omgeving naar Verzenden > Peppol.
Klik op Verzender aanmaken en vul de bedrijfsgegevens in.
Kies voor aanleveren via Beveiligde e-mail of API
Klik nu op Opslaan en validatie aanvragen. Binnen één dag ontvang je een mail met daarin het Peppol-ID.

N.B. als je eigen pakket nog geen UBL kan leveren zal Storecove de factuurdata omzetten naar UBL formaat.

Probeer gratis voor mijn bedrijf >

Heb je een vraag over e-facturatie? Bel ons gerust via +31 (0) 20 261 17 91 of neem contact met ons op via chat.

Meer informatie over elektronische facturatie

Wil je meer weten over de voordelen van de overstap van papieren naar elektronische facturen?

Bel ons via: +31 (0) 20 261 17 91 of stuur een e-mail naar helpdesk@storecove.nl

Lees ook:

Bekijk ook de onderstaande video voor meer informatie over de werking van elektronische facturatie.