E-facturen sturen en ontvangen
Veel bedrijven schrikken van het woord 'e-facturatie'. Het wordt ook niet bepaald makkelijk gemaakt met termen als UBL, XML, en Peppol.
Daarom leggen we in dit artikel stap voor stap uit:
- Hoe je binnen één dag kunt starten met e-facturatie;
- Wat je nodig hebt om de overstap te maken;
- Hoe je eenvoudig e-facturen kunt sturen en ontvangen.
Wat heb ik nodig om te starten met e-facturatie?
E-facturen zijn veel veiliger efficiënter. Maar hoe begin je hiermee? En wat heb je nodig om de overstap te maken?
De benodigdheden in het kort:
Een boekhoudpakket (of tool) dat UBL facturen maakt: Bij de meeste pakketten kun je zelf UBL facturen maken. Zorg ervoor dat je de factuur opslaat als .xml bestand, oftewel UBL.
Een Storecove account. Doordat wij gekoppeld zijn aan het 'Peppol netwerk' en functioneren als access point, kun je via ons e-facturen sturen naar KvK en OIN-nummers. Zonder Peppol-koppeling is dit niet mogelijk.
Een Peppol ID: Je hebt deze nodig om e-facturen te sturen en te ontvangen. Zie het als een telefoonnummer voor facturatie. Je kunt deze aanvragen bij Storecove.
Hoe je makkelijk e-facturen kunt sturen en ontvangen.
De overstap naar e-facturatie lijkt heel erg groot, maar dat is het niet.
Bedrijven zijn binnen één dag aangesloten en winnen dankzij de efficiency zeer veel tijd. Daarom willen we zo goed mogelijk uitleggen hoe het werkt.
Stap-voor-stap uitleg e-facturen sturen
Het is alleen mogelijk om e-facturen te sturen en ontvangen via PEPPOL 'Access Points'. Deze access points leveren ook de Peppol ID's aan nieuwe gebruikers.
Storecove is zo'n access point. Hieronder zie je hoe een e-factuur via Storecove verzonden wordt.
1. De eerste stap is het aanmaken van een Storecove account. Als je dit nog niet gedaan hebt, klik dan hier.
2. Maak na registratie een gratis een Peppol ID aan. Dit heb je nodig om e-facturen te versturen en ontvangen. Vul de gegevens in en vraag een validatie aan. Dit duurt meestal niet langer dan een dag. Je ontvangt een e-mail wanneer de validatie voltooid is.
3. Maak een Storecove e-mailadres aan. Deze heb je nog om de UBL factuur later te sturen over het Peppol netwerk.
Het invoeren van gegevens is 100% veilig (Storecove en Veiligheid).
3. Maak een UBL factuur in je boekhoudpakket of via FactuurSturen.nl.
Waar stuur ik de e-factuur naartoe?
Nu gaan we de UBL factuur versturen. Dit doe je door de UBL factuur naar je nieuw-aangemaakte Storecove e-mailadres te sturen.
Dit doe je vanuit Storecove, je boekhoudpakket of vanuit je eigen mailprogramma. Voeg hierbij de UBL factuur toe als bijlage in de mail.
Je stuurt de factuur naar je eigen 'send.storecove.com' emailadres.
Ga naar de volgende pagina om je Storecove e-mailadres te maken: Verzenden > Koppelingen > send.storecove.com
Het Storecove e-mailadres ziet er bijvoorbeeld zo uit:
Je kunt zelf een eigen email alias aanmaken. Bijvoorbeeld:
jouwbedrijf@send.storecove.com
Zorg ervoor dat het Peppol ID (OIN, KVK, BTW of IBAN nummer) van de ontvanger in de UBL staat die je naar dit emailadres stuurt.
Als je het Peppol ID niet in de UBL hebt staan kun je het ook naar een speciaal emailadres sturen. Bijvoorbeeld:
Stel dat je een UBL factuur wilt sturen naar KvK-nummer '38291107', dan stuur je deze dus naar het volgende e-mailadres: nl_kvk.38291107@send.storecove.com
Wanneer je de e-factuur verstuurt hebt is deze direct zichtbaar in de bestemming van de ontvanger. Denk hierbij aan boekhoudprogramma's zoals Snelstart, Minox of Exact.
Stap-voor-stap uitleg e-facturen ontvangen
Voor het ontvangen van e-facturen heb je alleen een Peppol ID en een factuurbestemming nodig.
Hoe dit moet leggen we hieronder uit:
De eerste stap is het aanmaken van een Storecove account. Als je dit nog niet gedaan hebt, klik dan hier.
Wanneer je bij ons een 'Basic' pakket hebt kun je onbeperkt e-facturen ontvangen. Deze e-facturen verschijnen dan automatisch als UBL in je boekhouding.
Daarnaast kun je ook facturen uit portals (zoals Eneco, Vodafone en NS) en E-mails halen. Ook deze worden automatisch, in UBL formaat, doorgestuurd naar je boekhoudpakket, maar daar vind je hier eventueel meer over.
- Vraag een Peppol-ID aan. Ga naar 'Verzenden' > 'Peppol' en vul de gegevens in. Je ontvangt een e-mail wanneer de validatie voltooid is.
Het invoeren van gegevens is 100% veilig (lees Storecove en Veiligheid voor meer informatie).
- Wanneer de validatie voltooid is, stel je eenmalig je factuurbestemming in. Ga naar 'Ontvangen' > 'Overzicht' en klik op 'Instellen' (zoals aangegeven op de afbeelding).
Storecove is gekoppeld aan 57 boekhoudpakketten. Zit jouw boekhoudpakket er niet tussen? Bel ons via (020 261 1791) of mail naar helpdesk@storecove.nl, zodat we een koppeling kunnen maken.
Klik op het boekhoudpakket waar je de e-facturen wilt ontvangen. Voer nu het e-mailadres in waarmee je inlogt bij het desbetreffende boekhoudpakket. Deze hebben we nodig om facturen door te sturen.
Klik op 'Maak Actief' om de koppeling te voltooien.
Je kunt nu e-facturen ontvangen!
Vragen of meer informatie
Heb je vragen of vind je het nog lastig? Wij helpen je graag.
Bel (020 261 1791) of mail naar helpdesk@storecove.nl, indien je:
- Hulp nodig hebt bij de overstap naar e-facturatie;
- Assistentie nodig hebt bij het inrichten van je account;
- Nog onbeantwoorde vragen hebt.
Lees ook:
Comments